¿Eres autónomo, microempresa o pyme? gestiona y controla tu negocio en la nube con Billage

billage-presentacionDirigido a microempresas, pymes o autónomos, Billage es un servicio en la nube para gestionar y controlar la facturación, presupuestos, gastos, contactos, oportunidades, compartir documentos o incluso proyectos de una forma ágil y accesible desde cualquier dispositivo.

Es un servicio basado en la modalidad de pago por uso (sin licencias) mediante una cuota mensual cuya aplicación es 100% web segura y sin instalar ningún tipo de aplicación de escritorio en el equipo.

billage-primeros-pasos

Pantalla de “Primeros pasos”

Las funcionalidades que nos ofrece Billage son perfectas para la gestión del día a día de nuestro negocio, un resumen de ellas sería:

  • Inicio: se accede a una sección de “Primeros pasos” que nos guía cómo comenzar con la aplicación siguiendo unos sencillos pasos. Una vez hecho esto, desde esta sección también se tiene acceso a la parte colaborativa del sistema, desde donde cada usuario puede crear grupos de discusión para intercambiar información, dejar comentarios o ver sus tareas pendientes, además de una gestión de alertas de todo lo que va sucediendo en la aplicación como por ejemplo, facturas impagadas u oportunidades atrasadas o sin planificar.
  • Clientes y proveedores: alta, baja y modificación de las cuentas con las que vamos a trabajar en el sistema para clientes, proveedores y contactos.
  • Catálogo: alta, baja y modificación del catálogo de productos y servicios así como de los almacenes. Me gustaría destacar que no es necesario crear productos para crear cualquier documento (oferta, pedidos…) ya que si no disponemos de un stock o simplemente no queremos complicarnos con este mantenimiento, podemos introducir directamente la descripción del concepto que deseemos.
  • Ventas: Billage dispone de un flujo de ventas donde generar ofertas, pedidos, albaranes y facturas (incluyendo proformas y facturas periódicas). Dicho flujo es muy sencillo, trabajado y bastante completo, por ejemplo, una vez tenemos creada una oferta o pedido, para pasar a un pedido o factura basta con apenas un click de ratón. También incluye una generación de remesas bancarias para cuadernos 19 y 58, envío de las facturas por mail y exportación a .PDF, además de poder definir plantillas de los documentos informes por parte del equipo de Billage siempre que se contrate un plan de pago.
  • Gastos: seguimiento de los pedidos y albaranes de compra. Control de los gastos (tickets o facturas recibidas). Gastos periódicos.
  • Documentos: módulo para subir a nuestro espacio de la nube los documentos que queramos compartir en la empresa. De esta forma los tendremos siempre accesibles y también por seguridad no los guardamos en un equipo concreto, ya sea un equipo portátil o el ordenador de casa, por lo que queda todo más centralizado y con el respaldo de las copias de seguridad si se contrata un plan de pago.
  • CRM: módulo de seguimiento comercial para gestión de campañas y oportunidades que genere el autónomo o la empresa, algo esencial en los tiempos que corren para no dejar pasar ninguna oportunidad de venta.
  • Proyectos: módulo que recoge la gestión basada en imputaciones de tiempos y control de gastos.
  • Análisis: información en forma gráfica de tu negocio.

Adicionalmente, la aplicación también dispone de:

  • Una zona de Accesos Directos para la creación de las funciones habituales de una manera directa.
  • La exportación a Excel de facturas y gastos.
  • Un apartado de importaciones de cuentas (clientes, proveedores), contactos y productos/servicios.
  • Configuración de números de serie por documento.
  • Una gestión de roles de usuario (administrador, administrativo, gestor y comercial)

En cuanto a precios, hay tres tipos de planes y en todos ellos accedes a toda la funcionalidad de la solución. La diferencia entre cada uno de ellos radica en el volumen de usuarios, documentos, espacio y servicios adicionales que se ofrecen.

  • Plan gratuito (sin coste): acceso al servicio para un máximo de 2 usuarios, 50 facturas anuales, 10 oportunidades anuales, 1 proyecto al año y 100 MB de espacio. El soporte es vía E-Mail.
  • Plan Profesional (9 €/mes): acceso al servicio para un máximo de 2 usuarios, 200 facturas anuales, 100 oportunidades anuales, 10 proyectos al año y 1 GB de espacio. Además de las ampliaciones con respecto al plan gratuito, el soporte es vía E-Mail y telefónico y Billage realiza una copia de seguridad diaria de tu información.
  • Plan Empresa (18 €/mes): acceso al servicio para 5 usuarios, 1000 facturas anuales, 500 oportunidades anuales, 30 proyectos al año y 3 GB de espacio. Lo interesante en esta opción, es que está abierta a ampliaciones en función de las necesidades de la empresa.
En cuanto al soporte, cuando estuve probando incluso con la cuenta gratuita, tuve un problema a la hora de importar artículos para probar la funcionalidad y a los 5 minutos ya tenía un correo electrónico por si necesitaba ayuda.

Conclusión
Tras las pruebas realizadas, me ha sorprendido gratamente la solución. Es sencilla, completa, a la última tecnología y con un interfaz muy limpio y cuidado que apenas necesita formación para su manejo al ser muy usable*. Es rápida de poner en marcha; te registras en ella y en sólo unos minutos podrás realizar tu primera factura o presupuesto y todo ello a un precio verdaderamente competitivo y totalmente asequible por cualquier pyme, microempresa o autónomo.

Entre las mejoras o propuestas que podríamos hacer al equipo de Billage se me ocurren:

  • Aunque la aplicación al ser web es totalmente accesible desde cualquier dispositivo móvil y no es difícil manejarse por ella, que tuvieran disponibles aplicaciones específicas para iOS y Android.
  • En las importaciones echo en falta una herramienta de importación de documentos de venta o gastos.
  • En la direcciones de entrega de clientes, poder definir una como habitual para que al agregar el cliente a un documento, se marque por defecto ésta.
  • Estaría bien que se pudiera crear una oferta a un contacto (no a un cliente porque todavía no lo es) y si esa oferta pasara a pedido, que se creara ese contacto como cliente.
  • Integración de contactos con Outlook.
  • Un acceso Demo para ver la aplicación sin tener que registrarse.
  • Una API externa.

*Usabilidad: cuando utilizo este término me gusta compararlo con las aplicaciones web de los bancos porque cuando accedes a cualquier tipo de este estilo a consultar movimientos, hacer transferencias, devolver recibos, etc si lo piensas, normalmente no necesitas de ningún tipo de formación para realizar las operaciones ya que son aplicaciones tan intuitivas y usables que hacen que no sea necesaria una formación específica porque la propia aplicación ya te va indicando que pasos debes seguir para realizar tus operaciones. Creo que Billage tiene una gran usabilidad.