KeyANDCloud: programa de facturación y gestión on-line

KeyANDCloud es otra de las plataformas de gestión en la nube enfocada a autónomos y pymes que vamos a analizar a continuación. El  producto ayuda al emprendedor a gestionar una empresa de forma cómoda y sencilla, sin necesidad de formación previa. También permite una libertad total al usuario para utilizar la plataforma desde cualquier lugar y dispositivo únicamente necesitando una conexión a internet.

Como ya he comentado en otras ocasiones, muchos emprendedores, autónomos y pymes están utilizando programas con costes muy elevados de licencia y mantenimiento, funcionalidades innecesarias, además de ser programas con instalación (onpremise), lo cual requiere copias de seguridad, antivirus, etc.

Otros aún están utilizando Excel, el cual no permite llevar un buen control de la información. Especialmente trabajando en pequeños equipos se requiere una solución compartida y fácilmente accesible desde cualquier sitio y dispositivo.

Desde KeyANDCloud se ofrece la forma más fácil, rápida y cómoda de crear una factura y de llevar el control de una pequeña empresa o autónomo.

KeyANDCloud permite llevar el control de las facturas y gastos, conectarse con la asesoría (con buenas integraciones), traspasarle la contabilidad y seguimiento de presupuestos con clientes desde cualquier dispositivo con conexión a internet y es responsive design (es decir, se adapta a cualquier dispositivo). Se encuentra disponible diferentes idiomas (castellano, catalán, francés, inglés y portugués) para darle una visión internacional es (multilegislación y multidivisa) desde un principio.

Empezar a facturar es muy sencillo

Desde la web www.keyandcloud.com, accedes a registrarte. Tendrás 15 días gratis para poblarlo con tus datos o los de la empresa DEMO. Contarás también en todo momento con la asistencia técnica necesaria que te puede ayudar en la puesta en marcha del sistema.

Igualmente desde el panel de ayuda http://help.keyandcloud.com dispones de vídeos y tutoriales para que lo hagas todo tu mismo.

Como ya sabemos, aunque parezca muy simple la creación de una factura tenemos que tener en cuenta:

  • determinados cálculos e impuestos.
  • al ser un documento legal, tiene que cumplir una serie de requisitos y datos para que tenga validez

Con KeyANDCloud podremos ahorrar muchos problemas y reducir gastos administrativos.

¿Cómo empezamos?

A continuación os muestro un pequeño “paso a paso” para empezar con la aplicación.

Paso 1 – Configuración

Para empezar debemos ir a Configuración situado a la parte superior derecha de KeyANDCloud.

Imagen 1. Empresa ficticia

Debemos cumplimentar todos los datos. Es importante para que las facturas cumplan le ley recorriendo cada una de las pestañas.

Datos de empresa

Aquí es donde se definen todos los datos básicos de nuestra empresanombre o nombre comercial, razón social, NIF/DNI, y el logotipo  (que será el logotipo que pongamos tanto en los presupuestos como en las facturas). En todo caso esas informaciones siempre se pueden modificar.

Imagen 2. Configuración empresa

En la pestaña de Datos contacto encontraremos todos los campos a rellenar sobre el contacto con la empresa desde la ubicación hasta el teléfono o página web.

La normativa seleccionada en tus datos de contacto condicionará las cuotas de IVA de tus facturas.

En el apartado de Plantilla de factura, KeyANDCloud nos ofrece de la posibilidad de escoger entre múltiples modelos de factura diferentes con características particulares en cada una de ellas. Además, si lo deseamos, podemos añadir un fondo de informe o un pie de página diferente.

En el último apartado de Datos de configuración nos permite configurar las características de las facturas que crearemos como los decimalestamaño de cuenta contable o la moneda.

Paso 2 – Alta de contactos, clientes y proveedores

Para ello hay que cumplimentar los datos, que nos pide la ficha, muchos de ellos se los tendrás que pedir al cliente.

Desde la ficha de contacto en el primer apartado tenemos que elegir que tipo de contacto queremos crear (cliente potencial, cliente, proveedor o acreedor) y rellenar los campos básicos como el nombreNIF cuenta contable.

Imagen 3. Ficha de contacto

Debemos rellenar diferentes pestañas en esta ficha. En la Configuración por defecto podremos establecer las características de las facturas que enviaremos a nuestro contacto. Podemos determinar el idioma de la factura, el vencimiento, la forma de pago y la moneda por defecto.

En la pestaña de Contactos, tenemos la posibilidad de completar la información sobre nuestro contacto añadiendo el e-mail, la dirección, el teléfono, la página web, entre otras.

Por último tenemos los campos referentes a la cuenta bancaria dónde podemos añadir el banco,  número de cuenta corriente, IBAN y mandato SEPA.

PASO 3 – Alta artículos

Con la plataforma también podemos llevar un almacén de forma muy sencillamente.

Imagen 4. Ficha de artículo

Se cumplimentan todos los espacios que necesitemos en vez de productos también se pueden añadir servicios, como horas de programación, o horas desarrollo, lo que necesites.

Ahora ya estaríamos en disposición de crear una factura,  como puedes ver en este vídeo:

El programa tiene muchas más funcionalidades que enumeramos a continuación:

  • Gestión de contactos
  • Gestión de artículos
  • Gestión de stocks
  • Gestión de presupuestos
  • Factura proforma y gestión de albaranes/facturas.
  • Facturas periódicas y envió automático
  • Envía por E-mail las factura / presupuesto o genera enlaces con el cliente
  • Gestión de gastos.
  • Gestión de compras, pedidos y facturas de compra.
  • Gestión de cobros y pagos.
  • Alerta de vencimiento de cobro — Envío automático de alertas de pago.
  • Remesas bancarias en formato SEPA y ABA
  • Importar y exportar datos
  • Integración con Sage, Contaplus, Sage despachos y A3 Software.
  • Gráficos estadísticos
  • Multiempresa
  • Control automático de cambio de divisas
  • Gestión de proyectos
  • Modelos tributarios según legislación española (111, 303, 115 y 130)
  • Gestión Documental
  • Aplicaciones para conectar con otras herramientas informáticas del usuario, como tiendas on-line o CRM.

Muchas empresas piensan que deben seguir haciendo las facturas en papel, pero ya está reglamentada la factura electrónica, con los mismos efectos que las antiguas.

Y respecto a los costes, resumimos las ventajas de trabajar en la nube, entre otras:

  • No tienen coste anual del mantenimiento de las licencias.
  • No tienen coste anual del soporte o de asistencia técnica.
  • No tienen coste del hardware del servidor.
  • No tiene coste del consumo eléctrico del servidor.
  • No tienen coste de tener implementado un sistema de copias de seguridad del servidor.

No tienen coste del tiempo que se pierde haciendo actualizaciones tanto del software en todos los ordenadores de los usuarios como en el hardware del servidor de la aplicación.