Cultura ERP: el salto de Contaplus a Microsoft Dynamics NAV (Navision)

Microsoft Dynamics vs. Sage SPEn múltiples ocasiones a la hora de comenzar una implantación nueva de Microsoft Dynamics NAV (Navision) y dar la formación del módulo de finanzas me he topado con el comentario: “es que yo en contaplus… podía borrar asientos”.

Contaplus es un programa que denominamos “software cerrado” y que funciona perfectamente con una funcionalidad acotada y se ajusta a un tipo de empresa que no tiene la necesidad de modificar su sistema informático si no que con una funcionalidad establecida solventa sus problemas de gestión diaria.

Cuando se da el salto a un sistema ERP a por ejemplo, Microsoft Dynamics NAV (Navision) pasando desde un Contaplus, hay que tener muy bien interiorizado lo que denomino “cultura ERP” que consiste en saber exactamente que es un ERP, como ponerlo en marcha y cuanto va a costar el mantenimiento, que no nos engañemos, siempre lo hay y que va a depender mucho de los desarrollos personalizados realizados en la fase de implantación o en los futuros.

Muchas empresas piensan que cuando compran un sistema de estas características y llega el partner a implantar, una vez terminada, ellos solos serán capaces de hacerse con el control absoluto de la aplicación. ¡Gran error!, ¿por qué?, pues porque estos sistemas ERP además de requerir el mantenimiento al igual que puede dar Contaplus con los cambios legales sobre contabilidad, que al ser un software cerrado basta con ejecutar la actualizar del fabricante y a funcionar, en Navision, el fabricante aporta la actualización oportuna pero sobre el estándar pero si hay algún desarrollo realizado en algún área donde actua la actualización, será el departamento de sistemas de la compañía o el partner quien actualice el sistema pero respetando las personalizaciones realizadas y no destrozar la funcionalidad hecha.

Microsoft Dynamics NAV (Navision) es un sistema ERP que a diferencia de Contaplus interconecta multitud de módulos (finanzas, compras, ventas, almacén,…) en una sola aplicación por lo que no es exclusivamente una aplicación financiera. Se basa en la filosofía de dato único, evitando la duplicidad de la información en distintos sistemas como pueden ser  programas de facturación, otro de contabilidad, hojas excel, access…

Es un sistema que evita errores ya que mejora los procedimientos internos de trabajo pudiendo modificar cualquier información previa al registro de la misma. Una vez registrado un proceso (facturas de venta, asientos contables, imputación de partes…) no deja borrarlos. Para corregir un movimiento registrado hay que anular el primero y volver a registrarlo correctamente de forma que siempre queda un rastro de lo registrado para poder llevar a cabo una auditoría de datos.
Al ser costoso corregir errores los usuarios tienden a prestar más atención antes de registrar las transacciones por lo que llevan más cuidado y menos fallos.

Este hecho provoca frustración en los usuarios que están inmersos en una primera implantación de un sistema ERP como puede ser Navision, sobre todo si estan acostumbrados a trabajar con otros programas como Contaplus donde hay carta blanca para borrar o corregir errores sin dejar huella. Esta libertad en la mayoría de los casos puede ser contraproducente, pues con el tiempo se pueden aparecíar incongruencias en los datos, olvidos de por qué se hizo algo y en definitiva no tener un sistema con información fiable.
Pues bien esto en Navision no pasa. Al no poder modificar aquello que se ha registrado, no aparecen incongruencias en los datos, por lo que en Navision la información siempre es fiable.

La forma de aportar una solución y no ver la información revertida que se genera en Navision y que “molesta” a los contables, normalmente los más tradicionales, es por medio del desarrollo en las pantallas determinadas de unos filtros para ocultar dicha información, pudiendola visualizar simplemente quitando los filtros.

Por tanto, si pensamos implantar un sistema de estas características no solo pensemos en el coste económico de licencias o el mantenimiento anual, tambien en el coste y desgaste del personal durante la implantación y en la fase de mantenimiento del sistema durante su ciclo de vida.